Einfach und schnell: Corona-Impftermine organisieren

Die MEDIVERBUND AG bietet Arztpraxen und Betrieben die Plattform ImpfTerminManagement.de zum einfachen und schnellen Management von Corona-Impfterminen. Dadurch werden Arztpraxen und Betriebe bei der großen Herausforderung der Organisation entlastet. Mit dieser Plattform möchte der MEDIVERBUND einen Beitrag zur Bekämpfung der Corona-Pandemie beitragen. In diesem kurzen Video sehen Sie, welche Vorteile die Plattform für Sie hat und wie einfach sie genutzt werden kann. Machen Sie mit!

Registrierung

Registrierung nur für Praxen bzw. Betriebe
Für die Registrierung als Patient/Mitarbeiter wenden Sie sich bitte an Ihre Praxis/Ihren Betrieb.

Praxis-Registrierung
Betrieb-Registrierung

Ablauf

1. Registrierung der Nutzer

Ein interessierter Nutzer registriert sich kostenlos für die Plattform. Nach der Registrierung und anschließender Überprüfung durch die MEDIVERBUND AG erhält der Nutzer individuelle Zugangsdaten für die Plattform. Die Registrierung ist damit abgeschlossen.

Nach der erstmaligen Anmeldung an der Plattform werden Ihnen unsere Nutzungsbedingungen und sowohl eine „Vereinbarung über die Datenverarbeitung im Auftrag bei der Nutzung der ImpfTerminManagement-Plattform gem. Art. 28 DSGVO" angezeigt, die für die Datenverarbeitung im Rahmen der praxis- bzw. betriebsgebundenen Registrierung von Impfinteressenten relevant ist, als auch eine „Vereinbarung über eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch gemeinsam Verantwortliche nach Art. 26 DSGVO“, die für die Datenverarbeitung im Rahmen der Vermittlung von Impfinteressenten im Bereich der praxisungebundenen (betrifft die Arztpraxen) Registrierung relevant ist, angezeigt. Um die Plattform nutzen zu können, müssen Sie diesen drei Vereinbarungen zustimmen.

2. Individuelle Nutzer-Einstellungen vornehmen

Mit den nutzer-individuellen Zugangsdaten kann sich der Nutzer auf www.ImpfTerminManagement.de im sog. Nutzerbereich anmelden. Anschließend kann der Nutzer hier eigene Angaben wie z.B. den Praxis- bzw. Betriebsnamen ergänzen oder verändern. Außerdem wird im Nutzerbereich eine individuelle ImpfTerminManagement.de-Adresse angezeigt.

Sobald die Impfungen beginnen, können Sie in Ihrem Nutzerbereich Angaben zu Ihren Impfterminen hinterlegen. Hierzu zählen z. B.

die individuellen täglichen Zeitfenster, die Sie für Impfungen bereitstellen möchten,
die individuelle Taktung, anhand derer das System Impftermine automatisch vergeben kann und
der verwendete Impfstoff und die damit verbundenen Abstände zwischen den beiden Impfungen

Bei der Bereitstellung von Impfterminen empfehlen wir Ihnen, feste und wöchentlich wiederkehrende Zeiten für Ihre Praxis / Ihren Betrieb zu definieren, z. B. jeden Dienstag und Donnerstag von 8:00 bis 12:00 Uhr und montags von 14:00 bis 18:00 Uhr. Diese Zeiträume blockieren Sie dann in Ihrer eigentlichen Terminverwaltung. Damit stellen Sie sicher, dass es nicht zu doppelt vergebenen Terminen kommen kann.

3. Bereitstellen der Plattform für Impfwillige

Um die Nutzer bestmöglich bei der Termin-Organisation zu unterstützen und den impfwilligen Personen unnötige Wartezeiten zu ersparen, ist es wichtig die Impfwillige Person gezielt auf die Plattform zu lotsen. Dafür sollte die individuelle ImpfTerminManagement.de-Adresse allen impfwilligen Personen möglichst effizient mitgeteilt werden. Also z. B. auf:

einer Ansage auf dem Anrufbeantworter (bevor die impfwillige Person mit dem Personal des Nutzers spricht),
der eigenen Internetseite,
Handzetteln oder
Aushängen

Damit leiten Sie die impfwilligen Personen gezielt auf die Plattform und können dann in späteren Schritten effizient die Terminorganisation mit den impfwilligen Personen durchführen.

4. Selbständige Registrierung von impfwilligen Personen

Durch die breite Streuung Ihrer individuellen ImpfTerminManagement.de-Adresse erreichen die impfwilligen Personen die Plattform zu jeder Tages- und Nachtzeit. Auf dieser Plattform werden die Informationen des Nutzers angezeigt. So wissen die impfwilligen Personen, dass sie beim richtigen Nutzer sind. Anschließend kann jede impfwilligen Personen selbständig die Daten zur Registrierung ausfüllen. Dies ist notwendig, damit einerseits die impfwillige Person im weiteren Verlauf gezielt informiert und unterstützt wird und andererseits, dass Sie als Nutzer die registrierten Personen sehen können.

5. Qualifizierung/Auswahl von impfwilligen Personen durch den Nutzer

Alle registrierten impfwilligen Personen werden in Ihrem Nutzerbereich auf ImpfTerminManagement.de mit den angegebenen Daten angezeigt. Damit haben Sie als Nutzer die Möglichkeit, sich einen Überblick über die impfwilligen Personen zu verschaffen. Die Plattform bietet nun verschiedene Optionen an, um die Personen zu selektieren, denen Sie einen Impftermin geben möchten. Dabei wird es folgende Auswahl geben:

nach manueller Durchsicht und Angabe, ob die impfwillige Person Ihnen bekannt ist
nach Alter (z. B. alle registrierten Personen die älter als 70 Jahre sind)
nach selbstgewählter Kategorisierung oder
nach Registrierungsdatum

6. Bereitstellen von Impfterminen

Sobald Sie Ihre Einstellungen zur Terminvergabe (siehe 2.) abgeschlossen und anhand der Qualifizierung/Auswahl die impfwilligen Personen selektiert haben (siehe 5.), können Sie mit dem Versand von Impfterminen beginnen. Wenn Sie diesen Prozess starten, werden die gewünschten Personen automatisch durch die Plattform per E-Mail informiert.

7. Buchung von Impfterminen durch die registrierten impfwilligen Personen

Durch das vorherige Bereitstellen der Impftermine erhält die impfwilligen Person automatisch eine E-Mail mit weitergehenden Informationen. Außerdem ist ein individueller Link zur verbindlichen Buchung von Impfterminen enthalten. Sobald die Person diesen Link öffnet, sieht er einen oder mehrere Terminvorschläge. Die impfwillige Person kann dann einen oder zwei Termine (je nach Impfstoff), unter Berücksichtigung der Impfabstände, verbindlich und selbständig buchen. Das System registriert die Buchung und in Ihrem Nutzerbereich werden die gebuchten Termine angezeigt.

8. Impfaufklärung und Erinnerung an Impftermine

Neben der eigentlichen Terminorganisation können den impfwilligen Personen per E-Mail individuelle Aufklärungs- und Einwilligungsdokumente bereitgestellt werden. Die Personen können dann diese Dokumente vor dem eigentlichen Impftermin lesen und ggf. unterschreiben.

9. Impfen der impfwilligen Personen

Über den Nutzerbereich können Sie im Voraus sehen, welche Personen am jeweiligen, oder an den darauffolgenden Tagen zur Impfung kommen werden. Der Nutzer kann sich damit effizient auf die anstehenden Impfungen vorbereiten.

Nachdem die Person geimpft wurde, kann die erfolgte Impfung in der Plattform hinterlegt werden. Dies hat den Vorteil, dass automatisch Impfstatistiken für den Nutzer erstellt werden können. Außerdem behalten Sie so den Überblick, welche der registrierten Personen tatsächlich geimpft worden sind.

Sollte eine Person seine vorher gelesenen und unterschriebenen Unterlagen vergessen haben, können Sie mithilfe der Plattform schnell und einfach die Dokumente ausdrucken. Es müssen keine Angaben zum Impfling manuell nachgetragen werden.

10. Weitere Funktionen der Plattform

Da mit hoher Wahrscheinlichkeit im Herbst oder in den Folgejahren erneute Corona-Impfungen notwendig werden, können Sie mit der Plattform die bereits registrierten Personen erneut informieren und die Terminorganisation darüber abwickeln.

Für Arztpraxen aus Baden-Württemberg gibt es folgende zusätzliche Funktion.

Impfwilligen Personen aus Baden-Württemberg können sich auf der Plattform unabhängig von einem Arzt für eine Impfung registrieren. Diese Personen werden in einem separaten „Pool“ gespeichert. Arztpraxen aus Baden-Württemberg können mit Hilfe von verschiedenen Kriterien auf diesen Pool zugreifen und diese impfwilligen Personen zusätzlich verimpfen.

Je nach weiterem Fortgang der Pandemie oder der Impfungen im Allgemeinen werden wir das System entsprechend erweitern und sukzessive mit weiteren hilfreichen Funktionen ausstatten.